פגישת ייעוץ ראשונה עם עורך דין מועילה יותר כשהמידע החשוב זמין ומסודר. המטרה היא להבין את הבעיה, לזהות נושאים שדורשים פעולה ולברר אילו מסמכים עדיין חסרים. אין צורך להגיע עם תיק מושלם או לדעת מראש מהי העילה המשפטית. כדאי להגיע עם תיאור מדויק, שאלות ברורות ונכונות להציג גם מידע שאינו נוח. ההכנה שלהלן מתאימה למגוון עניינים אזרחיים, אך היקף הבדיקה והצעדים המתאימים תלויים בנסיבות.
כתבו בשני משפטים מה קרה ומה תרצו להשיג: לקבל תשלום, להגיב לדרישה, להבין חוזה, להפסיק פרסום או לבחון אפשרות להסדר. הבחינו בין התוצאה הרצויה לבין מה שידוע כרגע. אם התקבל מסמך רשמי, הזמנה לדיון או דרישה הכוללת מועד, ציינו זאת כבר בעת קביעת הפגישה. צרפו את המסמך המלא ואת מועד קבלתו. אל תניחו שעצם קביעת הייעוץ דוחה מועד כלשהו, ואל תסתמכו על חישוב ימים עצמאי כשיש ספק.
עמוד אחד בדרך כלל מספיק לפתיחה. רשמו את האירועים לפי תאריך: חתימת הסכם, ביצוע עבודה, תשלום, גילוי הבעיה, פנייה לצד השני וקבלת תשובה. לצד כל אירוע ציינו מי היה מעורב ואיזה מסמך תומך בו. כאשר התאריך אינו ודאי, כתבו שהוא משוער. אם פרט נמסר לכם מאדם אחר, הבדילו אותו מעובדה שראיתם בעצמכם. כך ניתן יהיה להקדיש את הפגישה לבירור משמעות האירועים ולא רק לשחזור סדרם.
הכינו תיקייה ובה ההסכם ונספחיו, התכתבות מלאה, חשבוניות, קבלות, תמונות ומכתבי דרישה, בהתאם לנושא. בהליך שכבר נפתח הוסיפו את כתבי הטענות, ההחלטות והזימון לדיון. גם דף הסיוע המשפטי במשרד המשפטים מדגיש את הצורך בחומר המשפטי הנוגע לעניין, כגון כתבי תביעה והגנה, צו עיקול והזמנות. זו דוגמה שימושית לחשיבות התיק המלא; תנאי הזכאות לסיוע ממשלתי הם עניין נפרד מייעוץ פרטי. השתדלו לתת לקבצים שמות מובנים, למשל תאריך וסוג המסמך. סרקו את כל העמודים, כולל חתימות ונספחים, ובדקו שהטקסט קריא. עדיף להביא מסמך קצר ומלא מאשר צילום חלקי שמסתיר את ההקשר. שמרו את המקור במקום בטוח והביאו אותו אם התבקשתם. אם החומר רב, הכינו רשימת קבצים וסמנו את המסמכים המרכזיים. אין צורך למחוק חומר פחות מועיל כדי לקצר את התיק.
אל תשנו מסמך מקורי ואל תערכו הודעות או תמונות באופן שמטשטש את תוכנן. אפשר להכין עותק לעבודה ולהוסיף הסבר נפרד. שלחו חומר דרך ערוץ שסוכם עם המשרד ובדקו את כתובת הנמען. אין צורך למסור סיסמאות כדי להראות מסמך. אם המסמכים כוללים מידע על אנשים אחרים, ציינו זאת מראש ובקשו הנחיה לגבי החומר הדרוש. אל תנסו להשיג ראיות באמצעות כניסה לחשבון שאינו שלכם או בדרך אחרת שאינכם מורשים לבצע. חשוב לספר גם על הסכמה בעל פה, תשלום חלקי, התחייבות שלא קוימה או הודעה בעייתית שאתם שלחתם. פרט כזה עשוי לשנות את ההערכה. אם כבר התייעצתם, ניהלתם משא ומתן או קיבלתם הצעה, הביאו את התיעוד. כאשר אין בידכם מסמך מסוים, רשמו היכן הוא עשוי להימצא. חוסר במידע הוא נתון שאפשר לעבוד איתו; הצגת השערה כעובדה עלולה להקשות על הבדיקה.
כדאי לבקש הסבר במילים פשוטות כאשר מונח אינו ברור. הבחינו בין הערכה ראשונית לבין מסקנה שמצריכה קריאת חומר נוסף. אפשר לבקש סדר עדיפויות כתוב, במיוחד אם יש כמה הליכים או מועדים. תשובה אחראית אינה הבטחת הצלחה: תוצאה תלויה בין היתר בראיות, בדין, בטענות הצדדים ובהחלטות הגורם המוסמך.
לפני סיום הפגישה חזרו על הפעולות שסוכמו: מי מעביר מסמך, מי בודק מועד ומתי מתבצעת שיחת המשך. ודאו שהיקף הייצוג או הייעוץ ברור ושאין הנחה שמישהו כבר מטפל בפנייה שלא הוסכם לטפל בה. אם קיבלתם לאחר מכן מסמך חדש, העבירו אותו בהקדם בערוץ שסוכם. לפגישת ייעוץ עם עורך דין ציון בהלול אפשר להכין מראש את ציר הזמן, המסמכים והשאלות שבמדריך. המידע כאן כללי ואינו מחליף בדיקה של המקרה המסוים.